מכתב שירות: הגדרה, מאפיינים ודוגמאות

המאפיינים של מכתב רשמי שונים מאוד מסוגים אחרים של אותיות בכך שיש כמה רכיבים שאינם באותיות אחרות.

אולי כמה מאיתנו מרגישים שמכתבים רשמיים נשמעים מוזרים או שאנחנו נפגשים לעיתים נדירות. עם זאת, למעשה, כבר קיבלנו מכתבים רשמיים במהלך הלימודים. המכתב הרשמי הוא בצורת הזמנה להורים להשתתף באירועים בבית הספר כמו קבלת כרטיסי דוח ואירועים אחרים.

בעיקרון, מכתב רשמי הוא מכתב כללי כמו כל מכתב אחר. רק על מכתב רשמי יש מאפיין ומתכונת מיוחדים. לפרטים נוספים, תן לנו לראות עוד על מכתבים רשמיים.

הגדרת מכתב שירות

מכתב רשמי הוא מכתב רשמי שנעשה על ידי סוכנות המיועד למטרות רשמיות.

מכתבים רשמיים מכילים בדרך כלל את האינטרסים של מוסד שהם רשמיים וכלליים. בדרך כלל, מכתבים רשמיים מופנים ליחידים או לסוכנויות בכדי להשתתף בצרכים רשמיים של סוכנויות פרטיות או מוסדות.

מכיוון שמכתבים רשמיים נשלחים על ידי מוסד אחד למשנהו, או למישהו בעל תפקיד חשוב. על מכתבים רשמיים להשתמש בשפה רגילה ורשמית.

פונקציות מכתב שירות

באופן כללי, מכתבים רשמיים משמשים למטרות רשמיות של סוכנות. אך מבחינה פונקציונלית, לאותיות רשמיות יש את הפונקציות הבאות:

• משמש כנקודת התייחסות לעבודה, כגון מכתבי הדרכה, מכתבי מתן היתר ומכתבי קבלת החלטות.
• משמש כתזכיר או כתזכורת.
• כראיה להתפתחות סוכנות או מוסד.
• כראיה, במיוחד מכתב הסכמה.

מאפייני מכתב רשמי

כפי שראינו, המאפיינים של מכתב רשמי שונים מאוד מסוגים אחרים של מכתבים. במכתב הרשמי ישנם דברים שונים כגון:

1. יש נייר מכתבים ושם הסוכנות או המוסד.
2. יש מספר אותיות וקובץ מצורף.
3. יש ברכות פתיחה וברכות סגירה.
4. השתמש בשפה רשמית.
5. יש חותמת סוכנות או מוסד על המכתב.

מבנה מכתבי שירות

לפני שנמשיך למכתב השירות לדוגמא, עלינו להבין מהם החלקים של מכתב שירות רשמי.

בעיקרון, מכתב רשמי מורכב מכמה חלקים, החלקים הם:

מְנַהֵל

סעיף זה הוא בחלק העליון של המכתב. בדרך כלל ראש האות מראה את זהות יצרן האותיות.

הדוגמה היא:

SMA באקטי מוליה ג'קרטה

ג'ל. ג'נד. סוטויו לא. 8 ג'קרטה

לא. טל ' (021) 60507256

מקום ותאריך המכתב

כמכתב המסווג רשמי, על המכתב הרשמי להיות בעל תאריך ייצור תקף. זאת על מנת שהמכתב הרשמי יכול לשמש כראיה או כריתת סיכום מחדש. בדרך כלל תאריך המכתב על מכתב רשמי הוא מימין לפינה הימנית העליונה של תחילת המכתב.

דוגמא:

קודוס, 20 באפריל 2019

מספר, קובץ מצורף ומכתב נושא

במכתב רשמי בהחלט יופיעו מספר, הקובץ המצורף ונושא המכתב. חלק זה בדרך כלל נמצא ממש מתחת לנייר המכתבים. הדוגמה היא:

לא: 159 / SMA באקטי מוליה ג'קרטה / 2019

קבצים מצורפים: -

נושא: הזמנה

כתובת או מכתב מטרה

כמובן שמכתב שנשלח לאדם או לסוכנות חייב להיות בעל כתובת יעד ברורה. זאת על מנת שהמכתב לא יפול לידי הנמען הלא נכון. דוגמאות לכתובות דואר הן:

יָקָר. הורים / שומרים על תלמידים

מחלקה XI, XII, XII SMA באקטי מוליה

ג'קרטה

ברכות

בכל סוג של מכתב חייבת להיות ברכת פתיחה, כמו גם מכתב רשמי. הברכות במכתב הרשמי יכולות להיות בצורה של:

שלום עליכם ואללה רחמים וברכות.

בכבוד,

תוכן המכתב

לכל מכתב רשמי יש תכנים ומטרות מסוימות. החלק שמסביר זאת נכלל בגוף המכתב. דוגמאות לחלקי גוף הן:

כדי להנציח את יום החינוך הארצי לתלמידי SMA באקטי מוליה ג'קרטה, אנו כמפלגות מהחינוך הבית ספרי נערוך תחרות חידון בין בית ספר.

האירוע יתקיים בשעות:

יום / תאריך: יום חמישי, 14 במאי 2019

זמן: 08.00 s.d. 11.00 WIB

מקום: ג'קרטה

אירוע: תחרות חידונים

סְגִירָה

לאחר הבעת תוכן המכתב, עדיף שהמכתב יסתיים גם במכתב סגירה. בדרך כלל מכתב הסיום מתחיל במילים כך, מספיק, תודה וכו '.

הדוגמה היא:

כך אנו מעבירים את המכתב הזה, תודה על כל תשומת הלב ושיתוף הפעולה.

Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

שם השולח

אמנם, בתחילת המכתב הוצהרה זהות הסוכנות ששלחה את המכתב. על המכתב הרשמי לכלול גם את שם שולח המכתב. בדרך כלל שם השולח נמצא בתחתית המכתב. הדוגמה היא:

מְנַהֵל,

דוני סודארמאג'י, MPd

מכתב שירות לדוגמא

להלן דוגמה למכתב רשמי כדי שתוכלו להבין לעומק יותר על מכתב רשמי.

מכתב שירות משרדי

מכתב שירות הוועדה לדוגמא

מכתב שירות יישום מושב

מכתב שירות חינוך לדוגמא

זהו דיון במאפייני מכתב רשמי ובדוגמאות. אני מקווה שזה יכול להיות שימושי עבורך.