הצעה: הגדרה, מאפיינים ואיך להכין אותה

הגדרת ההצעה היא תוכנית בכתב המכילה תוכנית פעילויות המתוארת באופן שיטתי ומפורט.

בדרך כלל משתמשים בהצעות כדי להגיש כספים הקשורים לפעילות לחסות ולקוות לממן את הפעילות.

הגדרת ההצעה אינה רק זו, אלא יש לה משמעות רחבה יותר. לכן, לפרטים נוספים, המאמר ידון במשמעותה של הצעה, הקשורה גם למאפייניה ולאופן הגשת ההצעה.

הגדרת הצעהl

הצעה הינה תוכנית בכתב המכילה תוכנית פעילויות המתוארת באופן שיטתי ומפורט. ההצעה הופכת לקו מנחה לביצוע פעילויות כמתוכנן.

המילה הצעה לקוחה מבחינה אטימולוגית מהשפה האנגלית, כלומר מהמילה להציע שמשמעותו הגשה או בקשה.

צדדים המספקים הצעות בדרך כלל מציעים רעיונות, רעיונות או תוכניות לגורמים אחרים כדי שההצעה המוצעת תקבל תמיכה, בין אם זה תמיכה בצורה של אישור, אישור או מימון.

הבנת ההצעה על פי מומחים

בהתבסס על חוות דעת של מומחים, הגדרת ההצעה היא כדלקמן.

• על פי ה- KBBI

  ההצעה היא תוכנית שנקבעה בצורה של תוכנית עבודה.

• לדברי האסנון אנואר

  ההצעות הן תוכניות שנערכו לביצוע פעילויות מסוימות.

• לדברי ג'יי

  הצעה היא כלי לניהול פעילות כך שניהול העבודה יתפקד ביעילות.

• לדברי כרף

  הצעה היא הצעה או בקשה לאדם או לסוכנות לעשות או לעשות עבודה

• לדברי ריפקי

  ההצעה היא סוג של עיצוב פעילות אשר נעשה בצורה רשמית ותקנית.

• לדברי האדי

  ההצעה היא הצעה מובנית לסדר היום של שיתוף פעולה עסקי בין מוסדות, חברות, פעילויות מוצעות לפתרון בעיות.

מאפייני ההצעה

להצעה יש כמה מאפיינים:

1. מוצעות הצעות שמטרתן לסכם את הפעילויות המתבצעות
2. ההצעה הופכת להיות ההודעה הראשונית על פעילות או אירוע
3. ההצעה מכילה יעדי פעילות, רקע, זמן פעילות ותוכנית פעילות.
4. הורכב על דף נייר המכיל את תוכנית הפעילות שנכרכה והוגשה לצד שייתן תמיכה.
5. ההצעות נערכות על סמך היעדים המותאמים לרקע האירוע
6. ההצעה מכילה את לוח הזמנים של האירועים או הפעילויות המוגשים לתורם
7. יש צדדים שמגישים.

אחד המאפיינים של הצעה הוא שיש גורמים שמגישים בקשות.

מפלגה זו היא המפלגה המציעה תוכנית פעילות. באשר למאפיינים של הצעות אחרות כגון:

1. יש צדדים שמסכימים

המפלגה המאשרת ומספקת תמיכה לאירוע שקיים הצד המגיש את הבקשה

2. בעל כוח שכנוע

מטרת ההצעות היא לשכנע אנשים אחרים לעשות משהו שהם רוצים בזמן הנוכחי או בעתיד.

3. הוכן לפני תוכנית העבודה

ההצעות מוכנות לפני קיומה של תוכנית עבודה כוללת ומקוות שהנמען יידע סקירה על הפעילויות המתבצעות.

4. אופי עסקי

ההצעה היא בעלת אופי עסקי מכיוון שהיא שואפת לכונן שיתוף פעולה והסכמים על פעילות.

5. יש מטרות ויעדים ברורים

על ההצעה לכלול מטרות ויעדים ברורים כדי שההצעה תוכל להתקבל ולאשר על ידי הצד המקבל אותה.

איך להציע הצעה

ישנם מספר דברים שיש לקחת בחשבון בהצעת הצעה:

1. על הצד שמרכיב את ההצעה למנות מישהו שמבין את הכנת ההצעה וקשור גם לפעילויות הנערכות.
2. הכן הצעה על ידי הכנת מידע קיים בצורת מידע ורעיונות לגבי הסכמת הוועדה כולה
3. הכן טיוטת הצעה באופן שיטתי, אטרקטיבי ומפורט
4. הצעות באמצעות אישור פורום דיון להערכה ולתיקון
5. לאחר מכן משתמשים בהצעה המעודנת בהתאם.
6. ההצעות משוכפלות וניתנות לצדדים המיועדים, הן פנימיים והן חיצוניים

אלמנטים להצעה

בהצעת ההצעה ישנם אלמנטים שיש לבחון על מנת שההצעה תאושר.

להלן חלק מהאלמנטים המעורבים בהצעה:

• זמן ומקום היישום

  על ההצעה להציג את הזמן והמקום בו יתקיים האירוע בצורה ברורה ומדויקת.

• יעדי פעילות

  מטרת הפעילות היא האובייקט אליו מתבצעת פעילות.

• מתווה הוועדה

  הרכב הוועדה הוא המבצע של הפעילות המוצעת.

• לוח זמנים

  מבנה התוכנית מסודר בצורה ברורה ושיטתית כך שהוא קל להבנה. לוח הזמנים מכיל זמן, פעילויות, מקום ואחראי.

• טיוטת תקציב

  אומדני הוצאות שישמשו בפעילות המוצעת על ידי המיישם.

• סְגִירָה

  סגירה היא מילת הסיום של ההצעה שהוגשה המכילה בדרך כלל את ציפיות הפעילות שבוצעה ותודה.

• אִשׁרוּר

  סעיף האישור מכיל את תאריך האישור, הסוכנות המיישמת את הפעילויות והאישור בשילוב עם פרק המשנה הקודם.

בהצעת ההצעה חייב להיות מבנה שיטתי ומפורט. אז מהם המבנים המעורבים בהכנת ההצעות? בואו נסתכל על ההסבר הבא.

מבנה ההצעה

מבנה ההצעה מכיל את הסעיפים הבאים.

1. כותרת ההצעה

כותרת ההצעה מספקת סקירה על הפעילויות המתבצעות. כותרת ההצעה נמצאת בעמוד השער לפני הרקע.

2. רקע

הרקע מכיל דברים המרכיבים את הפעילויות שיש לבצע.

3. שם הפעילות

שם הפעילות הוא שם הפעילות המוצעת. הוצג באופן אטרקטיבי לפרסום

4. נושא הפעילויות

נושא הפעילות הנו נושא יישום הפעילות המוצעת. האם החומר הועלה ביישום פעילויות אלה.

5. יעדי פעילות

יעדי הפעילות הם דברים שיש להשיג מיישום הפעילות המוצעת.

6. יסוד הפעילויות

הבסיס לפעילות הוא הבסיס ליישום הפעילות המוצעת.

7. סוגי פעילויות / פעילויות אירועים

סוגי הפעילויות שיש לבצע רשומים בהצעה כך שהצד המקבל את ההצעה יבין את מתווה הפעילויות המתבצעות.

8. אמצעי קידום

מתקני הקידום מכילים את היתרונות שמקבל החסות, כולל גודל החסות שיקבע את גודל לוגו החסות או מספר הכרזות ומספר כלי הקידום לפעילות.

9. אומדן תקציב

אומדן התקציב הוא כמות ההקצאה הכוללת של הכספים לשימוש.

10. סגירה

הסגירה היא בקשת תודה וכן התנצלות בפני הסוכנות.

11. הרכב הוועדה

כל מעורבות המנהלים בביצוע הפעילויות המוצעות.

זהו הסבר להגדרת הצעה, מאפייניה וכיצד להציע הצעה. יכול להיות שימושי!