ראיון הוא פעילות שאלה ותשובה המתבצעת על ידי אדם או צד מסוים לאחד או מספר משיבים למטרה מסוימת.
ראיונות מוגדרים לעיתים קרובות כפעילויות הכוללות שני צדדים כאשר הצד הראשון הוא המראיין והצד השני נקרא מקור או מודיע למטרה.
מטרות ונושאים בראיון
תהליך הראיון מטרתו להשיג מספר מידע, דעות, הצהרות או נתונים שישמשו למטרות מסוימות.
המראיין הוא אדם ששואל מספר שאלות על מנת לחקור את המידע שמועבר על ידי המקור. איש המשאבים יענה על השאלות ששואל המראיין.
באופן כללי, איש המשאבים הוא מומחה לנושא שהציג המראיין.
סוגי ראיונות
ישנם שלושה סוגים של ראיונות המבוססים על מערכת היישום.
- ראיון חינם
ראיון זה משחרר את המראיין לשאול כל שאלה למקור או למשיב ולא ניתן לו שאלת התייחסות.
עם זאת, יש לזכור כי הדבר החשוב ביותר בראיונות הוא להשיג תוצאות מתוך מטרה ברורה.
- ראיון מודרך
למראיין תינתן רשימה מלאה של שאלות קבועות מראש, כך שזרם הראיונות יהיה מובנה וממוקד יותר.
- ראיון מודרך בחינם
סוג זה הוא שילוב של ראיונות בחינם ומודרכים כאשר למראיין יש נקודות חשובות שיישאלו בסגנון משלוח חינם.
עמדתו של המראיין בראיון
מצופה ממראיין שיוכל ליצור אווירה נינוחה כך שאיש המשאבים ירגיש בנוח והראיון יכול להתקיים בצורה תורמת ומהנה.
עמדות שעל המראיין להיות:
- אל תתווכח עם מקורות או מגיבים
המראיין אינו רשאי לתת הצהרה הדוחה או אינו מסכים עם הצהרת המשיב. תפקידו של המראיין הוא לחקור ולאסוף את כל המידע של המשיב.
- ניטרלי והוגן
לא לנקוט צד עם משיבים מסוימים ולתת את אותו הטיפול לכל מגיב או איש משאבים. על המראיין להיות בעל גישה זו על מנת לשמור על המשכיות הראיון כדי שיישאר תורם.
- מכבד, אדיב וידידותי
על המראיין להיות מכבד, מנומס וידידותי כלפי המשיב ללא יוצא מן הכלל.
- קריין אווירה מענג
יש להימנע מהמתח בתהליך הראיון. על המראיין להיות מסוגל להביא את אווירת השיחה להיות נינוחה ונעימה.
- מקצועי
יחס מקצועי הוא הדבר החשוב ביותר במקצוע. היו מגיבים להחלטת פתרונות אם משהו משתבש במהלך הראיון. היו בזמן ושימו לב מוזנח בקפידה.
שלבי ראיונות
1. שלב ההכנה
ראיון צריך להתחיל בשלב הכנה בו נקבע נושא ומטרת הראיון. קבע איזה מידע אתה רוצה לאסוף.
הכרת מומחי היעד שהם המקורות ופנייה אליהם וקבלת הסכמים.
בהכנה הסופית, המראיין צריך להחליט באיזה סוג ראיון להשתמש. אם הראיון מונחה או מובנה, המראיין צריך להכין מספר שאלות.
2. שלב הביצוע
אמירת ברכות, הצגת עצמך, הצהרת כוונתו וייעודו של הראיון הם משפטי הפתיחה של הראיון.
לאחר מכן, שאלו שאלה אחר שאלה באופן קבוע ולפי מטרה. אל תשכח לתעד את תהליך הראיון.
בקש מהמקור להיות מוכן ליצור קשר שוב אם יש צורך באישור או אם חסר מידע.
3. עיבוד תוצאות ראיונות
המידע שהושג לאחר מכן מעובד ומסודר בצורה מסודרת בנרטיב או בדיאלוג.
שים לב! נקודות חשובות בתהליך הראיונות
להלן דברים חשובים שיש לקחת בחשבון בתהליך הראיון:
- אל תשאל שאלות כלליות מדי ותשובות ברורות.
- אל תשאל שאלות עם אותה תשובת ליבה.
- אל תבקש מהמקור לחזור על התשובות שהוגשו. על המראיין להישאר ממוקד בתשומת לב לתשובת המרואיין.
- אל תפריע למקור והתנהג כאילו אתה חכם יותר מהמקור או דחף אותו / ה לפינה. הישאר מאזין טוב ואל תיכנס לוויכוחים.
- תגיד תודה כשנגמר הראיון.
- השתמש בשפה עולמית טובה ונכונה ותקשורתית בעת דיבור.
- שימו לב למראה החיצוני, בכל זאת התלבשו בצורה צנועה ומסודרת.
- הישאר ערני לרמזים מסוימים, כגון רמזים להפסקה קצרה או שאלות שנשאלות מהר מדי.
- יש להתאים את משך הראיון כך שהוא לא יהיה ארוך מדי וישתעמם.
מעצם הגדרתו, ראיון הוא פעילות שאלה ותשובה עם לפחות שני צדדים המעורבים במטרה ספציפית, ודורש מומחיות במסירה שנדונה במאמר זה.
